Her gün bitmek bilmeyen e-postalardan siz de sıkılıyor musunuz? Sanki sonsuz bir fırtınanın içinde kaybolmuş gibi, bir türlü sona ermek bilmiyorlar. Dünya genelinde her gün gönderilen 296 milyar e-postanın bir kısmı da bize düşüyor. Ortalama bir ofis çalışanı günde 121 e-posta alıyormuş, inanabiliyor musunuz?
Hayal ettiğim bir dünyada, okunmayı bekleyen e-posta sayısı “sıfır” olurdu, ancak bunun pek mümkün olduğunu düşünmüyorum. Peki, bu durum bir gün sona erecek mi? Muhtemelen hayır! Bu durumda isyan etmek yerine bir çözüm bulmak gerekiyor.
Zappos.com’un CEO’su Tony Hsieh, Yesterbox adını verdiği bir yöntemle e-postalarını çok iyi yönetebiliyor ve ne mutlu ki bu yöntemi bizimle de paylaşmış. Bu sayede en azından daha verimli bir şekilde e-postalarınızı halledebilirsiniz.
Zamanlama
Zappos CEO’su Tony Hsieh, takviminde yaptığı bir değişiklikle birçok kişiden farklı bir yöntem uyguluyor. Her gün önceki günün kalan e-postalarını ilk olarak görüntüleyecek şekilde e-posta kutusunu düzenliyor ve ancak o günün e-postaları bitince yeni güne geçiyor. Böylece bir günü tamamen temizlemenin haklı gururunu yaşıyor. Bir süre bu şekilde devam edince, artık eski e-postalar diye bir şey kalmıyor ve düzen oturmuş oluyor. Bu yöntemi denemek için kendinizi zorlayın ve en az 1 hafta boyunca ısrarla uygulayın.
Anında memnuniyet!
Birçok kişinin aklına gelen soru, “peki ya acil durumlar ne olacak?” olmalı. Evet, anlık yanıt beklenen e-postalar da gelecektir, ancak cevap vermemekte kararlı olun. Önce kendinize “48 saat bekleyebilir miyim bu cevabı” diye sorun ve genellikle cevabın evet olduğunu göreceksiniz, bu yüzden rutininize devam ederken yanıt vermeyin. Unutmayın, gerçekten acil bir şey olduğunda size ulaşabilecek birçok iletişim yöntemi bulunuyor.
Sınırları belirleyin!
Unutmayın, sınırları belirleyen sizsiniz. Eğer yanıt verilebilecek bir konuysa, yarına ertelenebilir ve yarının iş listesine ekleyebilirsiniz. Kendinizi ve çevrenizdekileri, zamanınızın ne kadar değerli olduğuna ikna edin.
Kendinizi ödüllendirin!
Önceki günün e-postalarını hallettiğinizde, yeni gelen e-postalara bakmamak gerçekten zor olabilir. Bu nedenle kendinize bir ödül sistemi belirleyin ve en az 10 e-postayı hallettikten sonra yeni gelenlere göz atın. Unutmayın, cevap vermek yok.
Zorlu e-postalar
E-postalara cevap yazmak genellikle ortalama 10 dakika sürse de bazı e-postalar daha fazla araştırma ve düşünme gerektirebilir. Bu tür e-postaları ayrı bir klasöre taşıyın ve takviminizde bir saat ayırın. Ona özel bir toplantı gibi değer verin ve ayrılan zaman diliminde gerekli çalışmayı yaparak yanıtlayın.
Bahaneler üretmeyin
E-postaları sabah ilk olarak halletmek en iyisi olsa da, bir toplantıya katılmanız gerekiyorsa bunu bir bahane gibi düşünmeyin. Günün başka bir saatine mutlaka bu işi ekleyin ve ihmal etmeden tamamlayın. Tatilinizde e-postaları kontrol etmek mantıklı olmasa da, döndüğünüzde biriken e-postalar için yeterli zaman ayırmayı ihmal etmeyin. Bu düzeni kurduğunuzda her şey çok daha farklı olacak, emin olabilirsiniz.
